Reuniões, reuniões e mais reuniões

Quem trabalha ou já trabalhou em grandes empresas — principalmente nas grandes corporações multinacionais — conhece bem essa rotina: há reuniões com o chefe; com o staff (ou time, como queiram); com a coordenação; com os clientes; com os clientes dos clientes; na hora do almoço e, se deixarem, até mesmo com a tia do cafezinho. Acreditem, em certos casos 30% do tempo de permanência de um funcionário na empresa é gasto com esse tipo de encontro.

Quando ninguém sabe muito bem o que fazer para resolver um problema, sempre há uma alma caridosa que sugere um tipo especial de reunião, o brainstorm, onde os participantes podem sugerir, livremente, suas idéias. O produto de tais encontros geralmente desagrada àqueles de olfato mais apurado…

O que mais me incomoda, porém, é ver meu tempo disperdiçado, pois geralmente tais conluios têm com uma metáfora perfeita a rodovia transamazônica: vão do nada a lugar algum! Eu mesmo cheguei a participar de algumas reuniões onde os presentes, todos brasileiros, diga-se de passagem, insistiam em conversar em um inglês esquisitinho e cheio de siglas, sem largar, obviamente, suas latinhas de Coca-Cola Light. O supra-sumo do pedantismo.

Seth Godin fez um bom apanhado dos tipos de reunião mais comuns. Vejam só:

Here are a few very distinct types of meetings:

• Just so everyone knows: This is a meeting in which one person or small group tells other people what’s already been decided and is about to happen. These meetings should always have a written piece to go with them, and in many cases, it should be distributed a day before the meeting. The meeting should be very short, take place in an auditorium type setting, not a circle, and have focused Q&A at the end. Even a quiz. It’s the football huddle, and the running back isn’t supposed to challenge the very premises the quarterback is using to call the play.
• What are you up to: This is a meeting in which every participant needs to present the state of their situation. It probably happens on a regular basis and each person should have a strict time limit. Like two minutes (with an egg timer). After presenting the situation, each attendee can send their summary in an email to one person, who can sum it up and send it out to everyone.
• What does everyone think? In third place, a meeting where anyone can speak up. People who don’t speak up on a regular basis should not be invited back. It’s obvious they are good at some other function in the office, so you’re wasting their time if they sit there.
• We need a decision right now. These are ad hoc meetings that have a specific agenda and should end with a decision. A final decision that doesn’t get reviewed.
• Hanging out meetings. These are meetings with no real agenda, lots of side conversations, bored people, people instant messaging and just sort of hanging out. Sometimes these are fun, but I wouldn’t know, because I haven’t been to one in three years.
• To hear myself talk meetings. You get the idea.

Com a tecnologia que temos a disposição atualmente, ferramentas de colaboração on-line; listas de discussão; videoconferência; etc., não seria possível encontramos maneiras mais eficientes para a tomada de decisão? O que acham?

Originalmente postado no Engenharia da Computação.

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